pdca

O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, é uma conhecida metodologia utilizada para melhorar processos e solucionar problemas.

Sendo uma ferramenta largamente utilizada na execução de planejamentos estratégicos, o PDCA pode ser um grande aliado para a melhoria de processos, projetos e produtos em sua empresa.

Quer saber como? Fique atento pois iremos, ao longo do texto, esclarecer tudo sobre o PDCA, e, principalmente, explicar detalhadamente como ele funciona. Dessa forma, você descobrirá como efetivamente aplicá-lo no seu negócio para garantir maior eficiência e melhoria contínua em suas atividades.

Para otimizar a sua experiência por aqui, você pode navegar pelos links abaixo:

O que é PDCA?

Antes de comentarmos mais a fundo o que é o PDCA, você precisa saber o significado de PDCA:

  • P: Plan
  • D: Do
  • C: Check
  • A: Act

Pelo próprio nome percebemos que o PDCA é a ferramenta que possui como objetivo gerar a melhoria contínua de processos utilizando quatro etapas:

  1. Planejar
  2. Fazer
  3. Checar
  4. Agir

Ou seja, utilizando o Ciclo PDCA você garante maior eficiência, clareza e agilidade nos seus processos de gestão. Dessa forma, ao solucionar problemas que não estavam nítidos antes da utilização do PDCA, você adquire maior qualidade em produtos, processos e atendimento, podendo sair na frente da concorrência.

Com o Ciclo PDCA você consegue visualizar mais facilmente os problemas e, assim, solucioná-los. Esse é um dos grandes objetivos desta metodologia: garantir que você agilize a resolução de problemas de sua empresa, permitindo aperfeiçoamento de atividades.

PDCA: Como funciona seu processo cíclico

Neste método, planejar suas atividades e reduzir problemas não é um processo que deve acontecer uma única vez, ele é iterativo. Ou seja: este é um processo que pode – e deve – ser realizado diversas vezes. O método garante uma melhoria contínua de processos, portanto, o trabalho deve ser – obviamente – contínuo.

Quando o ciclo termina, você deve recomeçá-lo. Dessa forma, a cada novo ciclo você terá um resultado diferente e encontrará uma novas possibilidades de melhoria.  

Por que a utilização do Ciclo PDCA é importante para a minha empresa?

Sempre existirão novas possibilidades de melhoria, como propostas inovadoras, mais rentáveis, ágeis, entre outros. Ao sempre reiniciar o Ciclo PDCA, você garante a melhoria contínua da sua empresa (como é o intuito da metodologia).

Outro ponto interessante do PDCA é que, além de você sempre chegar a um resultado diferente a cada vez que o utiliza, a cada nova vez que você inicia o ciclo, você utiliza os resultados anteriores de maneira cumulativa.

Traduzindo: todos os resultados são complementares e garantem uma melhoria gradual, e cada vez maior, da sua empresa. Passo por passo você gera um alavancamento do seu negócio, ao fazer descobertas de falhas e poder realizar, bem mais facilmente, suas respectivas melhorias a cada ciclo.  

Outro ponto positivo de utilizar o Ciclo PDCA é que ele possibilita a medição de dados concretos, ou seja, você passa a possuir números, resultados estatísticos sobre sua empresa. Sem contar que ele pode ser utilizado em diversos setores de uma empresa, desde o nível operacional até a própria direção.

Dessa forma, torna-se mais fácil gerenciar e tomar decisões com base nos resultados que obtiver, podendo evitar atividades que não garantam resultados satisfatórios, enxergar onde estão os problemas e solucioná-los, focar em processos que estão dando resultado, entre outros.

Agora que já entendemos a sua importância, chegou a hora de aprendermos a utilizar essa ferramenta para, efetivamente, escalar seu negócio.

Na prática: o Ciclo PDCA na sua empresa

Já vimos o benefício de sua aplicação, agora chegou a hora de você entender, etapa por etapa, como executar esta metodologia no seu negócio.

Primeiramente, vale lembrar que você deverá seguir as 4 etapas do Ciclo: Planejar, Fazer, Checar e Agir.

Ao conhecer e entender cada etapa e aplicar corretamente no seu negócio, você será capaz de identificar os riscos e oportunidades, para poder implementar as melhores soluções para resolvê-las.

Vale ressaltar que as 4 etapas, da forma como descritas, são ilustrativas, para haver melhor entendimento do método. Podem haver variações nas etapas, de acordo com os objetivos que você deseja atingir.

Sem mais delongas, vamos entender melhor como funciona cada etapa do  PDCA, para que você já possa, o mais rápido possível, aplicar a metodologia e alavancar seu negócio.

1. Planejar/Plan

pdca plan

Nesse primeiro momento, nós devemos reunir informações e analisá-las, para que, posteriormente, consigamos estabelecer as metas e objetivos do Ciclo PDCA.

Portanto, deve-se identificar o problema, observá-lo, analisá-lo e, por fim, definir o plano de ação. Calma: vamos explicar cada passo e como realizá-lo da melhor forma possível.

Antes de explicarmos cada uma dessas etapas que estão dentro do planejamento, vale ressaltar que, antes de tudo, você deverá escolher a equipe responsável pelo projeto e seus respectivos líderes. Selecione uma equipe bem qualificada para que possam identificar todas as oportunidades de melhorias para a empresa.

Vamos às etapas:

1. Identifique o problema

Esse é o momento de identificar o seu problema. Mapeie os processos de sua empresa, com o fim de enxergar estes problemas e potenciais melhorias. Para auxiliar nessa definição, você pode utilizar relatórios, gráficos e ferramentas como Brainstorming (tempestade de ideias), 5W2H ou Diagrama de Ishikawa.

2. Observe o problema

Posteriormente, observe os detalhes desse problema, reúna dados para que você possa entendê-lo melhor. Encontre a raiz desse problema, suas possíveis causas. Esta etapa pode ser demorada, pois as características do problema devem ser analisadas cautelosamente e por diferentes pontos de vista.

Nesta etapa, você pode utilizar a ferramenta Análise de Pareto. Com ela, a equipe ainda poderá orçar o custo para o solucionamento do problema e a meta a ser atingida.

3. Analise o problema

Agora que você já sabe qual o problema e suas possíveis causas, organize-as por ordem de relevância, defina quais são as causas mais prováveis para o problema, teste e elimine hipóteses mais improváveis. Resumidamente: faça a seleção. Para isso, você pode utilizar as ferramentas “5 Porquês”, ou o “Diagrama de Causa e Efeito”.

Ao selecionar a hipótese mais provável, foque nela, na raíz do problema, e identifique suas possíveis soluções. Para isso você pode utilizar mapas mentais e Brainstorming.

Feito isso, você conseguirá definir a melhor solução para o seu problema.

4. Crie um plano de ação

Após finalizar todas as etapas, ter definido a razão do seu problema e qual a melhor solução para ele, crie um plano de ação para que possa, efetivamente, resolver este problema.

As ferramentas “5W2H” e “Plano de Ação” podem ser muito úteis nesta última etapa, pois definem o que deve ser feito, o prazo de conclusão e seus respectivos responsáveis.

Por fim, precise indicadores de performance para que possa descobrir se está obtendo os resultados da forma que foi planejada.

2. Fazer/Do

pdca do

Problemas identificados, metas traçadas e plano de ação feito? Essa é a hora de “colocar a mão na massa”.

Essa é a parte prática, então sua boa execução é crucial para que você possa obter o resultado desejado. Fique atento para que não haja nenhum desvio do que foi previamente definido.

Vale destacar que é muito importante que todos os membros da equipe estejam cientes de tudo que deve ser feito nessa etapa, e que todos estejam preparados para tal. O comprometimento de quem faz é determinante para que tudo saia da maneira que foi planejado na primeira etapa, garantindo o sucesso do PDCA.

É muito importante que, nessa etapa, você registre tudo que foi evidenciado em cada tarefa, tanto os resultados bons, quanto os ruins. Isso garantirá maior organização para o prosseguimento do PDCA, uma base para casos futuros e, além disso, proporcionará um grande aprendizado a toda equipe.

  • Tudo foi executado conforme previsto no plano de ação?

Já pode passar para a próxima etapa.

  • Não foi possível executar conforme previsto no plano de ação?

Retorne a primeira etapa e verifique por qual motivo não deu certo.

3. Checar/Check

pdca check

Esta é a etapa em que analisamos tudo que foi feito.

Não é regra que você realize essa etapa apenas após finalizar o “Fazer/Do”. Afinal, é muito interessante que a análise seja feita conjuntamente a execução.

Dessa forma, a avaliação do trabalho que está sendo executado pode ser feita em tempo real, permitindo que haja uma comparação do que foi definido com o que está sendo feito.

Quanto antes os resultados forem analisados, antes, também, você saberá se os resultados almejados estão sendo alcançados. Portanto, vale a pena utilizar a etapa 2 concomitantemente a etapa 3.

A etapa “Check” é extremamente importante, pois com ela, além de verificar se o planejamento definido está sendo executado, você também pode comparar o “antes e depois” de ter iniciado o PDCA. É nesse momento que você verifica se todo o trabalho deu certo e em que proporção houve uma melhoria e/ou resolução do problema inicial.

Falando, na prática, sobre essa terceira etapa: você deve realizar o monitoramento de todas as atividades executadas. Ao analisar, compare o resultado previsto no plano de ação com o resultado alcançado, perceba todos os problemas que estão ocorrendo na execução e como eles podem ser resolvidos.

Essa fase é importante, pois, além de tudo, ela permite que você identifique problemas que, mesmo que não possam ser resolvidos rapidamente, poderão ser resolvidos em um ciclo futuro. Além disso, você também pode notar oportunidades para o seu negócio.

Com “Check” você pode verificar como aumentar o desempenho do projeto, seja modificando a equipe, seja algum processo em específico. É muito importante que os indicadores sejam monitorados e analisados frequentemente, para que, caso algo saia do planejado, a situação seja corrigida o mais rápido possível.

Caso os resultados não sejam satisfatórios, recomenda-se que você retorne a fase inicial, a de planejamento. Caso isso aconteça, não se desespere: é errando que se aprende.

Tenha paciência, uma hora você terá resolvido todos os problemas e só restará acertar. Quando isso acontecer, o seu negócio irá alavancar da forma que deseja. É só questão de tempo, sabedoria para mudar e persistência.

4. Agir/Act

pdca act

Nessa etapa, ocorre a conclusão. O intuito é fazer um análise geral de tudo que foi feito ao longo do PDCA e definir as decisões que serão tomadas ao finalizar o ciclo.  

Este é o momento de identificar se há oportunidades para melhoria de outro problema que possa ter sido descoberto pela equipe ao longo da execução do PDCA. Dessa forma, é possível corrigir estas falhas e implementar essas melhorias ao reiniciar o Ciclo PDCA.

Com isso, o trabalho será mais aprimorado. E, como dito no início do texto, é assim que funciona o PDCA: ele é um ciclo de melhoria contínua.

Registre tudo que foi feito, os pontos que deram certo, os que não deram, todos os aprendizados e o qual o próximo passo deseja seguir. Para facilitar a identificação e interpretação de tudo que foi feito, recomendamos que utilize gráficos, ferramentas como a “Análise de Pareto” e a “Folha de Verificação”.

Nesta etapa ocorre também a padronização. Isto é, crie ou revise documentos sobre o plano de negócios, com intuito de evitar que o problema que foi resolvido com o Plano de Ação venha a aparecer novamente. Todas as alterações ocasionadas pelo Plano deve ser notificado aos outros integrantes da empresa, para que todos estejam a par das mudanças e esta possa se manter.

Sempre é interessante que o Ciclo PDCA seja reiniciado, pois, assim, é possível realizar todas as melhorias pendentes da empresa. Por mais que não haja um problema aparente, sempre há algo que podemos melhorar, seja para automatizar processos, agilizar a produção, diminuir gastos, entre outros.

Conclusão

O Ciclo PDCA é uma metodologia eficaz e conhecida mundialmente por conta do seu caráter cíclico, o que faz com que as empresa estejam buscando melhorias constantes.

Diversas pessoas – talvez também seja ao seu caso – utilizam diversas etapas do PDCA intuitivamente, sem ao menos saberem detalhes sobre a ferramenta. Entretanto, o conhecimento sobre cada etapa e saber como executar cada uma perfeitamente pode fazer a diferença para o seu negócio.

Entendeu tudo sobre como funciona e o que é Ciclo PDCA? Está pronto para utilizá-lo em sua empresa e escalar seu negócio? Se você deseja reduzir os custos, otimizar o tempo  ou melhorar a eficiência dos processos da sua empresa, esta pode ser uma ótima solução.

Esclarecemos todas as suas dúvidas com este conteúdo? Então inscreva-se na nossa Lista Vip e fique por dentro de tudo sobre gestão de negócios, marketing e empreendedorismo. O conhecimento transforma. Transforme-se aprendendo com quem sabe e é referência no assunto.